كتابة دليل استخدام منتج هي تحويل معرفة فريق المنتج إلى تعليمات تساعد مستخدمًا محددًا على إتمام مهامه وفهم النتائج والتعامل مع الأخطاء. ليست وصفًا تسويقيًا للمزايا، ولا تجميع لقطات شاشة بلا شرح. في AI Friend Tools توجد خدمة لكتابة دليل استخدام منتج؛ ويبدأ الطلب بتحديد المنتج وإصداره وجمهوره وما يمكن اختباره فعليًا.
ابدأ بالمستخدم والمهام لا بقائمة الأزرار
حدد من سيقرأ الدليل: عميل جديد، موظف تشغيل، أم مسؤول يضبط النظام. تختلف المصطلحات والصلاحيات والمعرفة السابقة بين هؤلاء. اكتب أهم المهام التي يحتاجها كل جمهور، ورتبها من التجهيز والبداية إلى العمل المتكرر ثم معالجة المشكلات. لا تفترض أن قارئًا جديدًا يعرف اختصارات الفريق الداخلية.
جهز خريطة صغيرة تربط كل مهمة بنقطة البداية والنتيجة المطلوبة. مثلًا: إضافة مستخدم تحتاج حساب مسؤول وموافقة على دوره، وتنتهي بظهور الحساب بالصلاحيات المختارة. هذه الخريطة تمنع تحوّل الدليل إلى شرح منفصل لكل شاشة دون مسار واضح. وإذا كان المنتج ماديًا أو له مخاطر تشغيل، يجب أن يعتمد المختص تعليمات السلامة قبل نشرها.
جهز مصادر موثوقة ونسخة قابلة للمراجعة
أرسل نسخة المنتج أو بيئة تجربة مصرحًا بها، ورقم الإصدار، وأسماء الواجهات المعتمدة، والمواد الحالية والأسئلة المتكررة من الدعم. استخدم بيانات تجريبية في الصور والأمثلة. لا تشارك كلمات مرور حقيقية داخل ملف الكتابة، ولا تظهر أسماء العملاء أو بياناتهم في لقطات الشاشة.
سجل ما لا يمكن اختباره وما يحتاج إجابة من فريق المنتج. إذا تعارضت شاشة حديثة مع دليل قديم، لا يخترع الكاتب سلوكًا وسطًا بينهما؛ تُراجع النسخة المقصودة أولًا. واتفق على لغة الدليل ولهجة المصطلحات وطريقة عرض الأسماء الإنجليزية داخل النص العربي، خصوصًا عندما تختلف ترجمة الزر عن اسمه في التطبيق.
اكتب خطوات قابلة للتنفيذ مع نتائج واضحة
ابدأ كل إجراء بعنوان يصف المهمة، ثم اذكر المتطلبات ونقطة البداية عند الحاجة. افصل الأفعال التي تقع في أماكن مختلفة، وسم الأزرار كما تظهر، وأضف النتيجة المتوقعة بعد الخطوات المهمة. في إرشادات Microsoft للكتابة الإجرائية، يُنصح بعناوين سهلة المسح وخطوات متعددة مرقمة وتعليمات توضح مكان الإجراء قبل وصفه.
مثال توضيحي لمسار افتراضي: افتح إعدادات الفريق، ثم اختر إضافة عضو، ثم أدخل بريدًا تجريبيًا وحدد الدور، ثم راجع الصلاحيات قبل التأكيد. لا تنس الخطوة التي تحفظ التغيير. المثال لا يصف منتجًا بعينه؛ أما الدليل الفعلي فيجب أن يطابق نسخته المعتمدة، ويبين ما يحدث إذا غاب زر بسبب صلاحيات المستخدم.
اختبر الدليل مع شخص لم يكتبه
اطلب من مراجع من الجمهور المقصود تنفيذ مهام محددة اعتمادًا على الدليل وحده. سجل أين توقف وما المصطلح الذي لم يفهمه، وهل عرف أنه أكمل المهمة. نجاح الكاتب في تنفيذ الخطوات ليس اختبارًا كافيًا لأنه يعرف المنتج مسبقًا. راجع الصور على شاشة صغيرة وتأكد من وضوح الأرقام العربية والنصوص المختلطة.
أضف حلًا للمشكلات التي يمكن التحقق منها، وحدد متى يتوقف المستخدم ويتواصل مع الدعم بدل تكرار إجراء قد يحذف بيانات أو يغير صلاحيات. لا تضع حلًا خطيرًا لمجرد أنه نجح مرة. وللمنتجات الحساسة، تبقى المراجعة الفنية أو التنظيمية المختصة جزءًا مستقلًا يجب تحديد مسؤوله.
اتفق على ملفات التسليم وطريقة التحديث
حدد هل تحتاج ملفًا قابلًا للتحرير أو PDF أو صفحات لمركز مساعدة، ومن يرفعها وأين. اتفق على عدد المهام والصور والمراجعات والفهرس والروابط الداخلية وأي نسخ لغوية. اسم الخدمة وحده لا يثبت أن تسجيل فيديو أو ترجمة أو استضافة مركز المساعدة مشمول.
يجب أن يحمل الدليل رقم إصدار أو تاريخ مراجعة ومسؤول تحديث. اطلب قائمة بالمهام التي اختُبرت والملاحظات المفتوحة وملفات الصور الأصلية المتفق عليها. عندما تتغير الواجهة، راجع الإجراءات المتأثرة بدل تبديل التاريخ فقط. الدليل وثيقة تشغيل تحتاج صيانة، وليس تسليمًا ينفصل عن تطور المنتج.
أسئلة شائعة عن كتابة دليل استخدام منتج
هل الدليل هو صفحة الأسئلة الشائعة؟ لا. الدليل يقود المستخدم خلال مهمة، بينما تجيب الأسئلة الشائعة عن استفسارات متفرقة. يمكن ربطهما دون نسخ المحتوى نفسه في كل مكان.
هل الصور تغني عن النص؟ ليس دائمًا. الصورة توضح الموضع، لكن النص يشرح الشرط والإجراء والنتيجة، ويساعد من لا يستطيع قراءة تفاصيل الصورة.
كيف أطلب الخدمة؟ أرسل نوع المنتج وإصداره والجمهور وأهم المهام واللغة وصيغة التسليم، وتواصل عبر واتساب باسم @aifriend لتحديد النطاق قبل بدء الكتابة.
صفحة خدمة كتابة دليل استخدام منتج في المتجر:
https://www.aifriendtools.com/shop/كتابة-دليل-استخدام-منتج-user-guide-3570
مرجع لتنظيم التعليمات الإجرائية، وليس وصفًا لما يشمله طلب الخدمة تلقائيًا: